Documents bureautiues

  • Audrey
    • Audrey
    Bonjour

    Je suis membre d'une association de protection animale
    J'ai regardé avec beaucoup d'intérêt votre site et tout particulièrement la rubrique "Documents à consulter" sur les documents numériques

    Nous avons des difficultés à retrouver et à classer les documents bureautiques de notre association. Nous ne savons pas non plus quoi garder.

    Pouvez-vous nous apporter une aide pour ce type de question ?

    Je vous en remercie d'avance

    cordialement
    Audrey
  • Webmestre, archiviste
    • Webmestre, archiviste
    Bonjour Audrey

    Je pense que la réponse est partiellement dans la question.
    En effet vous posez une question sur le tri, le classement et l'accès à des documents bureautiques d'une association.
    En effet si on regarde la définition légale des archives privées (associations), ou publiques (services publiques), le code du patrimoine stipule que "Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support ...".

    Donc ces documents bureautiques sont bien des archives, comme le papier. Les archivistes professionnels peuvent vous aider à conserver, trier, accéder à ce patrimoine numérique.
    La 1ère étape serait l'inventaire de ces documents (comme pour le papier), son stockage (1 ordinateur, plusieurs ordinateurs, 1 seul serveur de type Cloud ...)
    2ème étape: connaître qui détient l'original des documents
    3ème: existe-t-il un plan de classement ? si non, voir l'exemple de plan de classement dans la rubrique à consulter
    4ème: pour le tri voir dans la même rubrique le tableau des gestion d'archives d'association qui fonctionne aussi pour les documents bureautiques
    Il important aussi d'évaluer la part du papier/électronique dans votre production liée à vos activités.
    Nous, archivistes, pouvons donc vous aider à la mise en place des procédures simples pour le tri, le classement et l'accès à l'information..

    J'espère ne pas avoir été trop technique et trop long.

    Si vous êtes intéressée par cette démarche, n'hésitez à laisser vos coordonnées dans la rubrique contact. Nous pourrions voir concrètement l'aide que nous pourrions apporter à votre association

    cordialement
    Patrick Cavalié
    responsable de la mission archives à l'AHPNE
    Webmestre

Répondre à ce message

Anti-spam