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Rationaliser, valoriser la production documentaire

cavaliepatrick Par Le 26/11/2020

Constat

Un agent du tertiaire produit en moyenne 1 ml de papier (1 tablette d’armoire) par an
La production bureautique, au lieu de réduire cette production papier, a augmenté, via les imprimantes, de 20 à 30 %
1 ml de papier équivaut à 11 Mo de production bureautique

Situation dans certaines associations
Situation compliquée – local d’archives saturée

local saturé

Solution le kit de survie

Vidéo didactique pour les associations de protection de la nature
Cette vidéo a pour but d’aider les associations de protection de la nature à trier, classer et valoriser leur patrimoine de l’écrit.

 

1. Rationaliser

Le tableau de gestion d’archives
Le terme très technique de « tableau de gestion » ne doit pas effrayer. Il s’agit tout simplement d’une mise au net sous forme de tableau des réponses concrètes à quelques questions.
Seul chacun peut répondre aux trois premières, en fonction du document qu’il a sous les yeux : « dans le cadre de quelle action ai-je produit ou reçu tel document ?» ; «de quel type de document s’agit-il ? » ; « quelle est sa date ? ».
C’est le tableau qui donnera les réponses suivantes, pour chaque type d’action et de document, selon sa date : « pendant combien de temps en ai-je besoin ? », « pourquoi ? », « que puis-je ou dois-je alors en faire ? »

Voir aussi Quels sont les délais de conservation des documents d'une association ? site Internet Service-Public.fr

Cette rationalisation, avec l’aide d’archiviste, permet d’économiser en achat d’armoire d’armoire double battant (1 armoire coûte en moyenne 300€), en locaux de stockage, en serveur bureautique

 

2. Valoriser

Avec l’inventaire d’archives, vous pouvez- retrouver les dossiers- faire un don aux Archives départementales (AD) pour la préservation du patrimoine de l’écrit- valoriser avec les AD ce patrimoine