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Vidéo didactique sur l'archivage bureautique

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Cette vidéo a pour but d’aider les associations de protection de la nature à trier, classer et valoriser leur patrimoine bureautique.

 

Plan de classement d'archives de personnalité

L'archiviste de l'AHPNE a élaboré cet outil à partir des différents entretiens réalisés dans la région Centre-Val de Loire en 2018.

 

Ce plan de classement d'archives devrait aider toute personnalité de la protection de la nature à classer surtout ses documents anciens.

Ahpne plan de classement personnalites pnePlan de classement (52.68 Ko)

Vidéo didactique pour les associations de protection de la nature

Vidéo didactique (3 mn) fonctionne avec les navigateurs  Firefox ou Chrome

Vignette video

Cette vidéo a pour but d’aider les associations de protection de la nature à trier, classer et valoriser leur patrimoine de l’écrit.

Abréviations, acronymes

Liste non exhaustive de plus de 1000 termes.

Voir site Internet "Archives historiques" du ministère de l'environnement

Gestion des documents numériques: bonnes pratiques

Aujourd’hui, les associations de protection de la nature ont intégré le développement des technologies de l’information et de la communication qui se sont déployées depuis les années 1990. Les méthodes de travail de ses agents en ont été profondément modifiées et la production de documents a augmenté de manière très importante. Ce mouvement général, favorisé par un développement sans précédent des capacités d’échange et de stockage de l’information, est cependant difficile à maîtriser.

La question de la bonne gestion des documents numériques est donc devenue cruciale pour garantir l’efficacité des associations, notamment dans ses relations avec les citoyens et l’Administration.

C’est pourquoi ce vade-mecum a vocation à donner des règles simples de gestion des documents numériques. Il a été conçu pour aider et accompagner les agents dans la gestion quotidienne des documents qu’ils produisent ou reçoivent.

Fiches bonne pratique numerique 2015 07 30Fiches de bonne pratique, 2015 (581.77 Ko)

Plaquette gere docs numeriques 20150708 v2Gérer des documents pratiques: plaquette, 2015 (426.75 Ko)

Tableau de gestion d'archives d'association

Le terme très technique de « tableau de gestion » ne doit pas effrayer. Il s’agit tout simplement d’une mise au net sous forme de tableau des réponses concrètes à quelques questions.
Seul chacun peut répondre aux trois premières, en fonction du document qu’il a sous les yeux : « dans le cadre de quelle action ai-je produit ou reçu tel document ?» ; «de quel type de document s’agit-il ? » ; « quelle est sa date ? ».
C’est le tableau qui donnera les réponses suivantes, pour chaque type d’action et de document, selon sa date : « pendant combien de temps en ai-je besoin ? », « pourquoi ? », « que puis-je ou dois-je alors en faire ? »

Ahpne tableau gestion archives association 2014 01 15Ahpne tableau gestion archives association (238.18 Ko, 2014)
Ce tableau de gestion est issu du document réalisé par les Archives départementales des Landes en 2005 intitulé « Les archives des associations – mémento pratique »
http://www.archives.landes.fr/arkotheque/client/ad_landes/_depot_arko/articles/910/archives-associations-memento-pratique_doc.pdf

voir aussi Quels sont les délais de conservation des documents d'une association ? site Internet Service-Public.fr

Plan de classement d'association

- Plan de classement des archives d'association Archives associations plan classementArchives associations plan classement (62.5 Ko, 2014)
Le plan de classement d'association se fait selon le plan classement national.

- Arborescence pour les archives numériques Ahpne associations plan classement numerique 20140326Ahpne associations plan classement numerique (161.77 Ko, 2014)
Sources: Archives départementales de Seine-Maritime, 2014

Glossaire

Ce glossaire est extrait de celui du Portail international archiviste francophone (PIAF) : notions ou concepts sont ici définis et, au besoin, explicités.

Archivage
Transfert de documents d'un lieu d'utilisation et de conservation à un autre entrainant un changement du mode de gestion.

Archivage électronique
Mode de conservation et d'organisation des archives sous une forme et dans une disposition qui permettent leur exploitation directe par des outils informatiques.

Archives
Documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité (code du patrimoine). Le mot archives est couramment employé dans le sens restrictif de documents ayant fait l'objet d'un archivage, par opposition aux archives courantes.

Archives courantes
Documents et dossiers ouverts ou récemment clos gardés dans les bureaux pour le traitement des affaires.

Archives définitives
Documents qui, après évaluation, sont conservés sans limitation de durée aux Archives départementales ou nationales

Archives électroniques
Documents sous forme d'enregistrements numériques.

Archives privées
Documents d'archives, produits ou reçus par des individus, des familles, des associations, des entreprises, des partis politiques, des syndicats etc., et par tout autre institution privée ou organisme non public.

Archives publiques
Documents résultant de l'activité d'organismes de droit public ou désignés comme tels par la législation.
(extrait du Code du patrimoine, L211-4)

Communicabilité
Possibilité de communiquer au public un document ou un dossier, selon que la législation et la réglementation en vigueur et son état de conservation le permettent.

Dépôt
Acte juridique confiant la conservation de documents ou de fonds d'archives à la garde d'un service d'archives à titre temporaire et révocable sans transfert de propriété. Par extension, l'ensemble des documents déposés.

Don
Remise de documents ou d'objets à un service d'archives à titre gratuit.

Inventaire
Tout instrument de recherche ayant pour niveau de description la pièce.

Instrument de recherche
Terme générique pour tout outil de description ou de référence élaboré ou reçu par un service d'archives dans l'exercice de son contrôle administratif ou intellectuel sur les documents d'archives.

Plan de classement
Système qui fixe l'organisation des archives courantes en usage dans les bureaux.
Voir exemple de plan de classement d'association

Service d'archives
Service chargé de la conservation et de la mise en valeur des archives d'une ou de plusieurs administrations publiques ou privées.
Archives nationales/Archives départementales

Tableau de gestion
Liste typologique et parfois descriptive des dossiers et documents d'un organisme, classés par activité, donnant pour chacun d'eux les règles à observer pour leur conservation et leur triion
Voir exemple de tableau de gestion d'association

Enjeux des inventaires d'archives d'associations: plaquette

L'archivage devient aujourd'hui crucial.

Dans ce contexte, l’inventaire des archives devient un enjeu stratégique pour pouvoir assurer à la fois la pérennité de son patrimoine informationnel, mais aussi garantir l'organisation contre les risques liés à la perte d'archives.
Avec l’inventaire, vous pouvez
- retrouver les dossiers;
- faire un don aux Archives départementales pour la préservation du patrimoine de l’écrit;
- valoriser avec les Archives départementales ce patrimoine.
Il s’adresse
- aux membres d’associations;
- aux chercheurs;
- à la communauté de la protection de la nature.

 

Ahpne plaquette archives 2017ahpne-plaquette-archives-20160420.pdf (198.74 Ko)

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